Sistemas integradores de la administracion de la empresa

5.2  CONCEPTO DE SISTEMAS INTEGRADOS

Son sistemas que permiten la integración de la información de los diferentes departamentos de la empresa. Actualmente se necesitan herramientas tecnológicas que permiten las siguientes tareas:

 

CARASTERÍSTICAS

• Gestionar íntegramente todas las actividades logísticas de las empresas.
• Proporcionar información de calidad en tiempo real.
• Establecer en la empresa pautas de actuación que garanticen el desarrollo coherente de las actividades.

 

SISTEMA INTEGRADOR DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA 

Un sistema integrador de la administración de la empresa  es una plataforma tecnológica que incorpora, uniforma e integra los procesos operativos y no operativos de una organización.

¿QUÉ ES UN ERP?

Los ERP – Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales) se crearon con la finalidad de facilitar un sistema que cubriera todas las áreas de una empresa de forma integrada.

• Debe de funcionar en entornos internacionales.
• La mayoría de los ERP adoptan una estructura modular.
• Los módulos están interconectados y comparten una base de datos común.
• Esto posibilita la implantación del sistema por etapas. El primer módulo en ponerse en marcha es el financiero, y después se integran los demás dependiendo de la empresa y sus necesidades.

 

HISTORIA

• 1960: El software utilizado en los entornos industriales era básicamente para el control de inventario de la empresa. Éste software estaba hecho a medida y diseñado según la gestión de inventarios. 

• 1970: Surgió un sistema para la planificación de la necesidad de materiales, lo que en inglés se conoce como Material Requirement Planning, de ahí las siglas MPR ó MPR I. 

• 1980: Basándose en el concepto del MRP ó MRP I  surgió un modo de realizar una planificación de los recursos para la producción y/o fabricación de la empresa, lo que en inglés se conoce como Manufacturing Resources Planning,  y a esto se le nombró MPR II.
• 1990: MPR II se amplió para abarcar otras áreas de la empresa. De ésta ampliación surgieron los sistemas ERP, los cuales constituyen un gran soporte para el desarrollo de los sistemas especializados en gestión.
   
  CARACTERÍSTICAS

• Capacidad de parametrización
• Adaptación a la estructura de la empresa
• Interfaz de usuario avanzada y flexible
• Integración con otras aplicaciones
• Capacidad de acceso a la información
   
  OTRAS CARACTERÍSTICAS:
  à  Base de datos centralizada.
  à Los componentes del ERP interactúan entre sí reforzando todas las operaciones.
  à  Los datos se insertan una sola vez.
  à  Hay un software por cada unidad funcional.
  à  Incluye un conjunto de módulos.
   
  CARACTERÍSTICAS MÁS IMPORTANTES
  Las más importantes son:
  Lenguajes: Las aplicaciones ERP han de haber sido construidas con lenguajes de programación modernos y potentes.
  Arquitectura: Hoy en día, la arquitectura cliente-servidor en tres capas es la más recomendable por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad.
   Bases de datos: Las más recomendables son las que se han convertido en universales y tienen detrás una empresa de software que ofrece seguridad y garantía como son SQL Server, Oracle
   
  OBJETIVO FUNDAMENTAL DE LOS SISTEMAS ERP
  El objetivo de los ERP es coordinar los negocios de la empresa, de la evaluación de proveedores hasta la facturación de los clientes. Además se utiliza para centralizar la base de datos ayudando a que el flujo de información circule por las diferentes áreas de la empresa como lo son producción, mercadeo, finanzas, y recursos humanos.
   
  ESTRUCTURA DE UN ERP  -  MÓDULOS

• Producción:
  Este módulo es el encargado de la gestión de los códigos de los productos, de los materiales, concretamente de la lista de materiales, llamada BOM (Bill Of Materials), las órdenes de producción, las compras de materias primas etc.
  Este módulo integra todos los procesos que estén relacionados con la producción con los módulos de inventario y ventas, evitando así la duplicidad de infamación
  Las personas que se ven afectadas por la organización de este módulo son los proveedores.

• Finanzas:
   Es uno de los principales en el núcleo de un ERP, ya que todos los movimientos que se realicen en la empresa se tienen que traducir en un movimiento financiero.
  Integra toda la información del resto de los módulos y a la vez proporciona la información necesaria para una gestión fiscal de la empresa generando así informes contables y financieros.
  Las personas afectadas por este módulo son los clientes de la empresa.

• Recursos Humanos:
  Este módulo es uno de los básicos, ya que se encarga de gestionar la planificación dentro de la empresa y a las personas que trabajen en ella, proporcionando así información sobre el empleo y la productividad del empleado en cuestión.
  Las funciones principales que lleva a cabo este módulo son: la contratación de nuevos empleados, la planificación de los recursos a corto y largo plazo, gestionar los gastos etc.
  Las personas afectadas por este módulo son los accionistas de la empresa.

• Ventas y Marketing:
  Este módulo enfoca la relación clientes-empresa. Tanto los clientes como la empresa utilizan este módulo para gestionar sus estrategias o modos de venta y su rentabilidad.
   Las funciones básicas de este módulo son: recepción y tratamiento de órdenes de venta, organizar las promociones de la empresa y la mejora de la relación cliente-empresa.
   Las personas afectadas por este módulo son la empresa en sí y sus clientes.

• Inventario y Logística:
  Este módulo es el encargado de la gestión de los stocks de la empresa y se responsabiliza de distribuir los productos que realice la empresa.
  Dentro del módulo el área logística es la encargada de las actividades relacionadas con el flujo de materiales
  Este mismo apartado da a conocer información de los costos del proceso e información importante para tomar decisiones de abastecimientos.
   Las personas o movimientos que se ven afectados por este módulo son los servicios externos de la empresa.
   
  CRITERIOS PARA LA ELECCIÓN DE UN ERP

• Funcionalidad del ERP: módulos que el sistema ofrece para dar soporte a las necesidades de los diferentes departamentos de la empresa.
• Criterios técnicos: plataformas técnicas soportadas por el ERP: bases de datos, lenguajes de programación, herramientas de desarrollo...
• Criterios económicos: hay que tener en cuenta costes como los de las licencias, proceso de implantación, servicios de consultoría asociados…
• Criterios organizativos: evaluación del impacto y los cambios necesarios en los procesos y en la organización, necesarios para la correcta implantación.
• Facilidad de uso de las herramientas del sistema.
• Referencias de implantación, bien del producto como de la empresa consultora encargada del proyecto, siendo importante las referencias sobre el propio sector de la actividad.
• Proveedores: es importante saber quién es el fabricante del ERP y la consultora encargada de la implantación.
   
  VENTAJAS

• Minimiza costos y maximiza  beneficios.
• Seguridad definida por el usuario.
• Integración de los procesos de información entre las diferentes áreas.
• Mejora la comunicación entre todos los departamentos y responsables.
• Integridad de los datos
• Estabilidad del sistema
• Información disponible e inmediata para la toma de decisiones.

 

DESVENTAJAS

• Implantación muy costosa.
• Requieren cambios en la compañía y procesos para su implantación.
• Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos
• Hay pocos expertos en ERP

 

CÓMO SABER SI LA EMPRESA REQUIERE UN SISTEMA DEL TIPO ERP

Con el acelerado desarrollo de la tecnología de información en el ambiente empresarial este recurso se ha vuelto estratégico al grado de marcar diferencias y preferencias en el mercado por quienes se mantienen al día. En estas condiciones los empresarios y ejecutivos se preocupan por mantenerse al día en materia de sistemas de información. Las empresas tienen en los ERP las herramientas más modernas para la administración de la información y la consolidación de todos los datos pero tienen un gran problema y ese es su elevado costo. Ante el deseo de contar con uno de estos sistemas quien tomará la decisión debe conocer primero cómo está su empresa y si está preparada para un ERP.